Các từ được viết tắt trên hóa đơn theo quy định pháp luật

Trường hợp nào được phép viết tắt? Các từ được viết tắt trên hóa đơn là gì? Đây là vấn đề được rất nhiều kế toán quan tâm khi thực hiện viết hóa đơn giá trị gia tăng. Luật Nhân Dân xin giới thiệu tới các bạn quy định về viết tắt trên hóa đơn để quý khách hàng thuận tiện trong công việc.

Như đã biết, hóa đơn phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác các nội dung theo quy định. Theo đó, quy định về viết hóa đơn, các từ không được viết tắt trên hóa đơn như sau:

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa.

– Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.

– Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.

– Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

(Căn cứ: Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015).

Lưu ý: khi lập hóa đơn mà có sai sót trong việc viết tắt về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Các từ được viết tắt trên hóa đơn

Theo điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi điểm b khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC) thì khi lập hóa đơn thì tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: 

• “Phường” thành “P”; 
• “Quận” thành “Q”, 
• “Thành phố” thành “TP”, 
• “Việt Nam” thành “VN” hoặc 
• “Cổ phần” là “CP”, 
• “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, 
• “khu công nghiệp” thành “KCN”, 
• “sản xuất” thành “SX”, 
• “Chi nhánh” thành “CN”… 

Lưu ý: 

• Được phép viết tắt nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
• Nếu việc viết tắt không gây nhầm lẫn, vẫn xác định được tên, địa chỉ của Công ty theo mã số thuế đã được cấp và các tiêu chí khác trên hóa đơn vẫn đảm bảo đúng quy định thì các hóa đơn trên vẫn được chấp nhận để kê khai thuế.

Như vậy, theo các quy định trên, để đảm bảo cho hóa đơn được viết chính xác người viết nên chú ý việc viết tắt trên hóa đơn như sau:

• Chỉ các tên, địa chỉ của người bán người mua mới được phép viết tắt nếu quá dài và phải viết theo đúng quy định pháp luật.
• Các nội dung về nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán thì không được viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa.

Trên đây là các từ được phép viết tắt và không được viết tắt trên hóa đơn. Nếu có các vướng mắc, khó khăn khi thực hiện các quy định về hóa đơn, hãy liên hệ dịch vụ luật sư tư vấn của Luật Nhân Dân để được tư vấn, giải đáp cụ thể.