Văn phòng đại diện là gì, đặc điểm và thủ tục thành lập VPĐD

Văn phòng đại diện là gì? Đặc điểm, chức năng của văn phòng đại diện? Hồ sơ và thủ tục thành lập VPĐD được pháp luật quy định như thế nào? Bài viết dưới đây Luật Nhân Dân sẽ giúp bạn giải đáp những vấn đề này, mời các bạn cùng tìm hiểu.

Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ khoản 2 điều 44 luật doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện (VPĐD)là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Như vậy thì về lý mà nói, văn phòng đại diện chính là một bộ phận mang tính đại diện của doanh nghiệp, thực hiện chức năng và nhiệm vụ theo sự uỷ quyền của doanh nghiệp. Thay mặt doanh nghiệp thực hiện các công việc cần thiết cho hoạt động kinh doanh của mình.

Hiện nay, mô hình văn phòng đại diện đã trở nên quá quen thuộc và gần gũi đối với thời đại kinh tế phát triển như thế này. Những doanh nghiệp làm ăn phát triển, có nhu cầu mở rộng thì họ đều phải mở văn phòng đại diện.

Pháp luật có giới hạn số lượng văn phòng đại diện không?

Căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật doanh nghiệp 2020:

Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, VPĐD ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, VPĐD tại một địa phương theo địa giới hành chính. 

Như vậy hiện nay, pháp luật không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện. Tuỳ theo khả năng tài chính và khả năng kinh doanh của công ty mà các doanh nghiệp có thể tự do mở rộng văn phòng đại diện, chi nhánh kinh doanh.

Các đặc điểm của văn phòng đại diện

Một số đặc điểm của VPĐD bao gồm: Tên văn phòng đại diện, tư cách pháp nhân, chức năng…

1. Tên văn phòng đại diện

Tên VPĐD phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên VPĐD phải mang tên doanh nghiệp kèm theo “Văn phòng đại diện”.

Tên VPĐD phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

2. Tư cách pháp nhân của VPĐD?

Là đơn vị phụ thuộc của công ty, nên VPĐD không có tư cách pháp nhân. Văn phòng đại diện chỉ có chức năng đại diện theo uỷ quyền.

3. Chức năng của VPĐD

Văn phòng đại diện (VPĐD) là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Vì vậy VPĐD không tự mình thực hiện các công việc kinh doanh được. VPĐD chỉ làm chức năng, nhiệm vụ uỷ quyền các hoạt động bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp mà thôi. Chỉ khi Ban lãnh đạo doanh nghiệp có văn bản uỷ quyền để văn phòng đại diện thực hiện thì văn phòng đại diện mới được thực hiện theo văn bản đó. Tóm tắt những chức năng chính của VPĐD như sau:

1. Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.

2. Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.

3. Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.

4. Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.

5. Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.

6. Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.

7. Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở và chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.

8. Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.

9. Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.

10. Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Căn cứ vào khoản 2 điều 45 luật doanh nghiệp 2020 và khoản 1 điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:

– Thông báo lập văn phòng đại diện;

– Bản sao quyết định thành lập, và bản sao biên bản họp về việc thành văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

– Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

– Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan đăng ký kinh doanh tại tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng đại diện.

– Bước 3: Nhận kết quả giấy chứng nhận văn phòng đại diện.

Trên đây là những giải đáp về Văn phòng đại diện là gì, đặc điểm và chức năng của VPĐD, hi vọng sẽ hữu ích với bạn. Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào hay đang gặp vướng mắc cần tư vấn, vui lòng liên hệ với luật sư của Luật Nhân Dân để được hỗ trợ giải đáp nhanh nhất.