Hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích và đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì? Sử dụng hóa đơn điện tử có lợi ích gì, nguyên tắc và đối tượng nào phải bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử? Dưới đây là những giải đáp của Luật Nhân Dân về vấn đề này, mời các bạn cùng tìm hiểu.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán

Hoá đơn điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được sử dụng để thay cho hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, các loại hóa đơn khác; Ngoài ra có thể áp dụng cho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Hóa đơn điện tử sẽ được sử dụng dựa trên việc khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đã được cấp mã số thuế khi tiến hành mua – bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

–  Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Theo số liệu mà các chuyên gia đã phân tích thì việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian lên đến 70% trong khoảng thời gian phát hành hóa đơn cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh và lên đến 99% thời gian chuyển giao hóa đơn cho khách hàng, khi mà người mua thực hiện thanh toán qua email, tin nhắn điện thoại và giúp doanh nghiệp quản lý một cách nhanh chóng, dễ dàng về tiến độ thanh toán cũng như chậm trả, theo dõi công nợ.

Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với kê khai hóa đơn giấy thông thường, vì phần mềm tạo hóa đơn tự động chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Đối với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra nhanh chóng, chính xác, toàn diện vì không mất quá nhiều thời gian để xác minh đối chiếu hóa đơn bằng phương pháp thủ công.

–  Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh dễ dàng quản lý.

Việc tìm kiếm hóa đơn điện tử sẽ dễ dàng, nhanh chóng mà không phải vào kho lưu trữ tìm kiếm.

Tránh được tình trạng mất hóa đơn, thất lạc, hư hỏng hoặc bị mất thông tin, số liệu trên hóa đơn.

Hóa đơn điện tử tạo thuận tiện trong việc hạch toán, kê khai, nộp thuế, hiện đại hóa trong công tác quản trị doanh nghiệp… Doanh nghiệp không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế, do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.

–   Ngoài ra việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh nâng cao năng lực cạnh tranh.

Với nền kinh tế phát triển như hiện nay, hàng tỷ hóa đơn được xuất ra mỗi năm, cơ quan quản lý rất khó khăn trong việc kiểm soát, xác minh được hết tất cả các hóa điện, nhưng với hóa đơn điện tử mọi việc quản lý đều trở nên thuận tiện và dễ dàng.

3. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thông báo cho khách hàng của mình về định dạng hoá đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử. Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn điện tử đó.

Sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

4. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày 01/01/2018 theo hướng dẫn của Bộ Tài chính thì tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/01/2018;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/01/2018 thực hiện chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/07/2018;

– Tổ chức kinh doanh có mã số thuế đang sử dụng hóa đơn giấy in từ hệ thống máy tính trước ngày 01/01/2018 nhưng không sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tửcó mã của cơ quan thuế từ ngày 01/07/2018;

– Các doanh nghiệp vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn; doanh nghiệp có rủi ro cao về việc chấp hành pháp luật thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

– Doanh nghiệp mới thành lập nếu không sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, không mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 06 tháng. Hết thời gian 6 tháng doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua T-Van;

– Doanh nghiệp vừa và nhỏ ở vùng khó khăn, đặc biệt khó khăn nếu không sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp thì được cơ quan thuế hỗ trợ để sử dụng  hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

– Hộ kinh doanh theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Giao Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đối với hộ kinh doanh phù hợp với quy mô, ngành nghề, địa bàn.

Cơ quan thuế thực hiện dịch vụ cấp lẻ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ gia đình và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.

Trường hợp người có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ nếu đã có chữ ký số thì không phải đến cơ quan thuế mà sẽ gửi yêu cầu đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Cán bộ thuế (được cấp quyền) thực hiện lập hóa đơn điện tử trên hệ thống. Người có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử lẻ thực hiện nộp thuế điện tử trước khi được cấp lẻ hóa đơn điện tử. Cán bộ thuế (được cấp quyền) truyền hóa đơn điện tử có chữ ký số của cơ quan thuế chuyển cho người có nhu cầu theo đường điện tử.

Người có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ chưa có chữ ký số thì đến cơ quan thuế để được hướng dẫn làm thủ tục điện tử trên máy tính tại cơ quan thuế để được cấp lẻ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Người có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ thực hiện nộp thuế trước khi được cấp lẻ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Trên đây là những giải đáp của Luật Nhân Dân về Hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích và đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ vui lòng liên hệ dịch vụ luật sư của Luật Nhân Dân để được giải đáp, cập nhật nhanh chóng theo quy định pháp luật hiện hành.